Existem fatores que não podemos controlar e que podem comprometer a execução do evento, e a pandemia nos ensinou muito sobre isso. Mas existem certos aspectos que podemos controlar e uma simples conferida pode evitar que o planejamento de meses termine dando errado.
A checagem pré-evento é indispensável e precisa ser rotina da equipe organizadora para evitar que erros aconteçam e garantir uma boa experiência aos participantes. Tome nota do nosso checklist:
1. Exigências técnicas do evento: mesmo contando com os melhores equipamentos, todos devem ser testados e checados antes do evento começar. Microfones, internet, iluminação, áudio e imagem devem estar funcionando perfeitamente.
2. Presença dos palestrantes: a credibilidade do evento ficará comprometida se a programação não for cumprida por conta de atrasos ou ausência dos palestrantes.
3. Estado do check-in: verificar que tudo esteja ok no processo de credenciamento evitará filas e aglomerações. Aplicativos para credenciamento on-line podem melhorar este processo.
4. Andamento da recepção: ao lidar com muitas pessoas algumas situações atípicas e inesperadas podem acontecer. Verifique como a equipe está lidando com tais situações, esclareça dúvidas, e evite desentendimentos com os inscritos.
5. Acesso à transmissão online: se o evento for híbrido (evento que acontece presencial e virtualmente ao mesmo tempo). verifique a qualidade da transmissão e se os participantes estão tendo algum tipo de problema para acessá-la. Tenha uma equipe de suporte para auxiliar os inscritos
